L’entrata in funzione del Nodo Smistamento Ordini per gli acquisti da parte del Sistema Sanitario Nazionale il prossimo primo febbraio 2020 sarà solamente l’inizio di un percorso virtuoso di e-procurement nel sistema Italia. È infatti nelle intenzioni del legislatore estenderlo negli anni successivi ad altri settori della pubblica amministrazione e ad altre tipologie documentali, come i documenti di trasporto.
Ma rimaniamo alla scadenza che ci riguarda più da vicino.
Il primo febbraio 2020, a meno di eventuali proroghe, entrerà in vigore l’obbligo di gestione elettronica degli ordini di acquisto dei beni, inclusi i dispositivi medici, da parte degli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN).
Il 1° gennaio 2021 entrerà poi in vigore l’impossibilità di liquidare le fatture derivanti da ordini che non siano elettronici per l’acquisto di beni.
Le due distinte date di avvio (la prima per l’acquisto dei beni e la seconda per il pagamento delle fatture) prevedono un’ulteriore proroga di tempo per l’acquisto dei servizi e l’impossibilità di pagare le relative fatture elettroniche da parte degli enti del SSN.
Ad ora, l’acquisto dei servizi non sarà quindi obbligatoriamente vincolato all’indicazione in fattura dei riferimenti all’ordine elettronico transitato per NSO.
È in corso di aggiornamento la data di decorrenza prevista dall’articolo 3 del decreto ministeriale 7 dicembre 2018 che ha istituito il Nodo Smistamento Ordini.
Come ci si deve preparare al nuovo obbligo
Con l’entrata in vigore del Nodo Smistamento Ordini, la trasformazione digitale del sistema italiano entra nella fase due, dopo l’avvento dell’obbligo di fatturazione elettronica per i rapporti con la Pubblica Amministrazione e quello, più recente (1° gennaio 2019), della fatturazione elettronica nei riguardi dei privati.
Gli attori del processo elettronico di ordinazione di beni e servizi tramite il Nodo Smistamento Ordini sono gli Enti del SSN (ad esempio, le ASL), i fornitori di beni e servizi e i loro Intermediari, che avranno un ruolo di facilitatore strategico e di supporto per il successo del nuovo progetto nazionale di digitalizzazione NSO.
A livello pratico niente di nuovo: invio e ricezione dei documenti da e verso NSO hanno le stesse modalità che caratterizzano la fattura elettronica verso il Sistema di Interscambio (SDI): web e Pec.
Si aggiunge però la possibilità di utilizzare la rete paneuropea Peppol.
Tramite la piattaforma del Nodo Smistamento Ordini e tramite i canali trasmissivi in uso con il SdI e il Peppol, gli enti del SSN e i loro fornitori di beni e servizi si scambieranno messaggi elettronici nel formato XML in una Busta di trasmissione (secondo specifica PEPPOL) e con un corpo che contiene i dati di business: ordine (nelle varie tipologie: iniziale, revoca, sostitutivo, pre-concordato), risposta (accettazione, diniego, modifica), riscontro.
Si possono realizzare con il Nodo Smistamento Ordini tre processi di business:
1- processo di ordinazione semplice che sarà sicuramente il più diffuso nei primi anni;
2- processo di ordinazione completa (con tutti gli elementi: ordine, risposta e riscontro);
3- processo di ordinazione pre-concordata (con un template di pre-accordo che permette al fornitore di trasmettere l’ordine e avere un riscontro).
A seconda del processo di ordinazione adottato tra i due partner commerciali, il Mittente può essere il cliente o il fornitore da cui origina il messaggio; il Destinatario può invece essere il cliente o il fornitore a cui è indirizzato il messaggio.
Il Trasmittente può essere il cliente, il fornitore o l’intermediario che trasmette il Messaggio a NSO.
Il Ricevente può essere il cliente, il fornitore o l’Intermediario che riceve il messaggio da NSO.
Importante è considerare che le amministrazioni pubbliche non possono dar corso alla liquidazione e al pagamento di ordini a fronte di documenti contenuti in messaggi che non siano passati e validati dal NSO.
Quindi il NSO ha la funzione di identificare il messaggio attribuendogli un identificativo di transazione, di validare i dati e di trasmetterli quando validati.
Le fasi di validazione e trasmissione sono ovviamente soggette a notifiche di sistema (es. di scarto o di consegna o di mancata consegna), ossia il sistema emette ricevute o segnalazioni di mancata consegna; pertanto come avviene per il SDI, anche NSO genererà delle notifiche di sistema per comunicare alle parti commerciali l’esito dei controlli di validazione eseguiti.
Nodo Smistamento Ordini: il webinar definitivo
Per fare chiarezza sul nuovo obbligo, DDocuments, azienda specializzata nella distribuzione, ricezione e conservazione a norma di documenti digitali e strutturati, ha realizzato un Webinar: Nodo Smistamento ordini. Novità, approfondimenti e risposte con Pietro Paolo Trimarchi, Dirigente Ispettorato Generale per l’Informatizzazione della Contabilità di Stato, Ragioneria Generale dello Stato, Ministero dell’Economia e delle Finanze.
